Procedimento implementado pela Diretoria de Recursos Humanos (DRH), em parceria com o Diretoria de Tecnologia da Informação (Ditin), permitiu ao Tribunal de Contas do Amazonas (TCE-AM) a eliminação de quase 100% do uso de papéis (quase 50 mil folhas) em processos de requerimentos individuais de servidores da Corte de Contas, como pedidos de férias, folgas, licença especial, banco de horas e solicitação de crachás nos últimos dois anos. Para o ano de 2018, a estimativa de economia de papéis é de ao menos 80 mil páginas e impressões.
Integrado ao Sistema de Informações Funcionais (SIF 2.0), que contém todas as informações individuais dos servidores, além de integrar um histórico das atividades dos servidores no Tribunal, o Sistema de Requerimentos Online informatiza os processos de pedidos individuais dos servidores, zerando o uso de papéis de impressões e de arquivamento físico para esse tipo de atividade na Corte de Contas.
Segundo o programador do Ditin, Carlos Silvério, a estimativa de economia com papéis, após a reformulação do sistema é de 67%. “Apenas em 2016, foram realizados 3,8 mil requerimentos em papéis, já em 2017 essa quantidade caiu para zero, já que todos os requerimentos passaram a ser digitais”, comentou o programador.
Ainda segundo Carlos Silvério, a tramitação dos requerimentos, após a reformulação do sistema, também foi aprimorada. “Anteriormente ao sistema, era preciso que o servidor elaborasse e imprimisse duas vias do documento para protocolar na DRH, que, por sua vez, receberia, registraria e arquivaria os documentos em apostila e pastas funcionais”, disse.
“Com o novo sistema, o servidor precisa, apenas, elaborar o requerimento e enviar via sistema para o chefe imediato deferir ou indeferir o pedido. Caso deferido, o pedido gera uma apostila digital e registra as informações no SIF, possibilitando a visualização e registro das informações no Bioponto, todo o processo sem o uso de papéis”, finalizou.
Baseado nas estatísticas de requerimentos realizados de julho a dezembro de 2017, os técnicos do Ditin estimam uma economia de ao menos 80 mil papéis de impressão que deixarão de ser utilizados, gerando economia com uso de impressoras, pastas de arquivo, grampeadores, clips, além de não necessitar de serviços de logística e de segurança para os documentos.
Segundo a diretora de RH do TCE, Beatriz Botelho, o sistema — elaborado pela Ditin — está em pleno processo de melhorias. A previsão é que, a partir de 2018, sejam disponibilizas as funções de abono de faltas para servidores e estagiários, outra grande fonte de utilização de papéis na Corte de Contas.
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Texto: Pedro Sousa | Foto: Markus Nagawo