A janela acima orienta, através dos seus dois quadros - o de Contas Atuais e o de Contas Anteriores - as operações sobre o cadastro do plano de contas contábeis do órgão. Através da seleção, no primeiro quadro, de conta contábil cadastrada no mês, e clicando-se o botão "Abrir", pode-se operar sua alteração, exclusão e consulta, assim como cadastrar nova conta contábil, conforme segue:
No exemplo acima, está sendo cadastrada a conta contábil Caixa, onde deve-se
proceder ao preenchimento dos campos da seguinte forma:
Ano – informar o ano de cadastramento da conta contábil;
Código – informar o código estendido da conta contábil, conforme a hierarquia do plano de contas
Nome – informar a denominação da conta contábil;
Código reduzido – informar o código reduzido da conta contábil;
Nível – informar o nível da conta contábil, em relação a sua hierarquia no plano de contas;
Origem do saldo – selecionar entre as três possíveis opções, qual melhor representa a natureza da conta contábil;
Conta recebe lançamento – selecionar entre sim e não. Somente as contas de último nível, ou seja, que não possuam contas contábeis subordinadas, devem ser classificadas como recebedoras de lançamento;
Tipo conta – selecionar entre os possíveis tipos de contas contábeis (1-bancárias, 2-de receita, 3-de despesa ou 9-outras contas contábeis). Caso seja informado que a conta contábil não recebe lançamentos, automaticamente é classificada como do tipo 9-Outras Contas Contábeis.
Indicar Conta superior – caso a conta contábil que se esteja cadastrando seja de nível hierárquico inferior, será necessário indicar a conta hierarquicamente superior. Clicando-se sobre este botão, será exibida a seguinte janela:
Nela estarão relacionadas todas as contas já cadastradas, de nível superior
ao informado para a conta. Deverá ser selecionada a conta adequada a partir
de um clique, e, depois, clicando sobre o botão "OK".
No retorno à tela de cadastramento, estarão automaticamente preenchidos os campos com a identificação da conta superior e seu ano de cadastramento;
Item orçamentário – caso tenha sido classificado o tipo da conta como 2-de receita ou 3-de despesa, será solicitado selecionar para a conta um item orçamentário adequado, conforme a classificação da Lei nº 4.320/64.
Associar conta TCE (atualmente utilizado somente pela esfera municipal) – caso seja informado que a conta contábil recebe lançamentos, deverá ser operada a associação da conta contábil a uma conta do elenco de contas padrão do Tribunal de Contas, através de um clique sobre este botão que demonstrará a janela a seguir:
Nela
estarão relacionadas as contas do elenco padrão. Deverá ser selecionada
a conta adequada a partir de um clique, para, depois, clicar sobre
o botão "OK". É de fundamental importância a realização correta
desta operação para que o exame dos registros contábeis não induzam a
interpretações errôneas.
Banco – caso a conta contábil seja relacionada a uma conta bancária e tenha sido corretamente classificada como do tipo 1-bancária, deverá ser informado o código do banco relativo à conta bancária.
Agência – caso a conta contábil seja relacionada a uma conta bancária e tenha sido corretamente classificada como do tipo 1-bancária, deverá ser informado o código da agência relativo à conta bancária.
Número da conta – caso a conta contábil seja relacionada a uma conta bancária e tenha sido corretamente classificada como do tipo 1-bancária, deverá ser informado o número da conta bancária.